Thu tiền trọ qua chuyển khoản: nội dung CK, mã QR, đối soát không nhầm

Thu tiền trọ bằng chuyển khoản thì khỏi giữ tiền mặt, khỏi hẹn gặp. Cái khó nằm ở cuối tháng: mở lịch sử giao dịch thấy cả chục khoản bốn, năm triệu, nội dung ghi "chuyen tien", "ck", hay chỉ một cái tên, không biết khoản nào của phòng nào, kỳ nào.

Muốn đối soát nhanh cần ba thứ: một quy ước nội dung chuyển khoản, một mã QR có sẵn số tiền và nội dung cho khách quét, và một cách xử lý những khoản không khớp. Ví dụ trong bài là Phòng 201, Nhà Lê Văn Sỹ, chị Linh thuê, hoá đơn tháng 11/2026 là 4.925.632đ, mã chuyển khoản MAH001-T11.

Dùng một tài khoản riêng cho tiền trọ

Tiền trọ chung tài khoản với tiền chợ, tiền lương thì đối soát rất cực. Mở riêng một tài khoản chỉ để nhận tiền phòng: lịch sử giao dịch gọn, cuối năm cộng doanh thu cũng nhanh. Chủ cho thuê có doanh thu cả năm từ 1 tỷ đồng trở xuống tuy không nộp thuế nhưng vẫn phải thông báo doanh thu thực tế với cơ quan thuế chậm nhất ngày 31/01 năm sau, có sẵn một tài khoản riêng thì việc cộng này nhẹ hẳn.

Tài khoản nên đứng tên chủ nhà. Khách quét mã thấy đúng tên người mình đã ký hợp đồng thì yên tâm chuyển.

Căn cứ: điểm a khoản 1 Điều 8 Nghị định 68/2026/NĐ-CP, sửa bởi Nghị định 141/2026/NĐ-CP.

Đặt nội dung chuyển khoản theo một quy ước

Mỗi hoá đơn một mã, gồm mã của phòng và kỳ thu. Ví dụ anh Tuấn dùng MAH001 cho Phòng 201, thêm kỳ phía sau: tháng 11 là MAH001-T11, tháng 12 là MAH001-T12. Mấy nguyên tắc:

• Ngắn, không dấu: chỉ chữ cái không dấu và số, khách gõ trên điện thoại khó sai.
• Có kỳ: khách trả bù tháng cũ thì nhìn mã là biết tiền của tháng nào.
• Theo phòng, không theo tên khách: hai khách có thể trùng tên, và người bấm chuyển nhiều khi là người nhà.
• Ghi sẵn trên hoá đơn và tin nhắc tiền: khách khỏi phải hỏi lại mã là gì.
• Mỗi hoá đơn một lần chuyển: khách trả gộp hai tháng thì dặn chuyển hai lần, hoặc ghi cả hai mã.

Mẫu tin gửi hoá đơn có sẵn mã chuyển khoản ở bài mẫu tin nhắn nhắc tiền trọ.

Mã QR VietQR: quét là đúng số tiền, đúng nội dung

VietQR là thương hiệu chung của dịch vụ chuyển khoản bằng mã QR, xử lý qua hệ thống của NAPAS (Công ty CP Thanh toán Quốc gia Việt Nam), ra mắt ngày 15/6/2021. Mã làm theo chuẩn QR thanh toán của EMVCo và hướng dẫn của Ngân hàng Nhà nước, dùng được với tài khoản của hơn 50 ngân hàng thành viên. Tiền chuyển nhanh 24/7, kể cả ngày nghỉ, mỗi giao dịch dưới 500 triệu đồng.

Một mã VietQR chứa số tài khoản và mã ngân hàng của người nhận, có thể kèm sẵn số tiền và nội dung chuyển khoản. Anh chị tạo mã trong app ngân hàng của mình hoặc trên vietqr.net. Có hai kiểu dùng:

Kiểu kèm số tiền tốn công tạo mã mỗi kỳ nhưng đỡ gần hết chuyện khách gõ sai số, quên nội dung. Gửi ảnh mã kèm tin nhắn hoá đơn, hoặc in lên tờ hoá đơn dán cửa phòng.

Nguồn: thông tin dịch vụ VietQR của NAPAS.

Phí chuyển khoản và chuyện quét khuôn mặt

Trang của NAPAS không nêu phí chuyển khoản; phí do từng ngân hàng tự quy định. Anh chị xem biểu phí của ngân hàng mình cho chắc, và đừng nói với khách là "luật miễn phí".

Khách chuyển số tiền lớn, như tiền cọc cộng tháng đầu, có thể bị app ngân hàng yêu cầu xác thực khuôn mặt. Đây là quy định an toàn của Ngân hàng Nhà nước, áp cho người chuyển tiền. Quy định này đã sửa mấy lần từ năm 2024, gần nhất là Thông tư 77/2025/TT-NHNN, nên chuyển từ bao nhiêu thì phải quét mặt, anh chị dặn khách xem trước trên app ngân hàng của họ để khỏi kẹt lúc chuyển. Người nhận tiền như chủ trọ không phải làm gì thêm.

Căn cứ: Thông tư 50/2024/TT-NHNN, sửa bởi Thông tư 77/2025/TT-NHNN.

Đối soát mỗi kỳ

1. Lập danh sách kỳ thu: phòng, số tiền, mã chuyển khoản của từng hoá đơn.
2. Mở lịch sử giao dịch của tài khoản tiền trọ, từ ngày gửi hoá đơn.
3. Khớp theo mã trong nội dung, phòng nào khớp thì đánh dấu đã trả.
4. Khớp mã mà lệch tiền: thiếu thì ghi còn nợ bao nhiêu; dư thì trừ vào kỳ sau. Ví dụ chị Linh chuyển 5.000.000đ cho hoá đơn 4.925.632đ thì dư 74.368đ, ghi trừ vào hoá đơn tháng 12 và nhắn cho khách biết.
5. Khoản không có mã: xử lý theo phần ngay dưới.
6. Báo khách đã nhận đủ ngay khi khớp xong. Tiền phải vào tài khoản rồi mới tính; ảnh chụp màn hình khách gửi chỉ để đối chiếu, không thay được tiền về.

Ghi kết quả đối soát vào sổ theo kỳ, cuối tháng cộng lại là biết lời lỗ. Cách ghi sổ xem ở bài sổ thu chi nhà trọ.

Khách chuyển khoản quên ghi nội dung

Chuyện này kỳ nào cũng có. Đừng đoán rồi ghi đại vào phòng nào, làm theo thứ tự:

1. So số tiền. Hoá đơn có tiền điện tính theo số dùng nên tổng thường lẻ tới từng đồng, như 4.925.632đ. Khoản nào trùng đúng tổng hoá đơn của một phòng thì nhiều khả năng là phòng đó. Mấy phòng có tổng giống nhau thì cần thêm bước sau.
2. So giờ chuyển. Đối chiếu với lúc khách nhắn "em chuyển rồi", hoặc ngày khách đã hẹn trả.
3. Xem tên người chuyển. Lịch sử giao dịch thường hiện tên tài khoản bên chuyển. Tên không trùng tên khách thì có thể là người nhà, bạn cùng phòng chuyển giúp.
4. Hỏi khách. Vẫn chưa chắc thì nhắn hỏi, nhờ khách gửi ảnh màn hình giao dịch để so số tiền, giờ chuyển.
5. Ghi chú lại. Khoản đó thuộc phòng nào, ai xác nhận, ngày nào. Kỳ sau nhắc khách quét mã QR trên hoá đơn để nội dung tự điền.

Để app khớp tiền thay

Trên MONA House, mỗi hoá đơn có mã QR VietQR và mã chuyển khoản riêng; mở hoá đơn bấm Tải QR là có ảnh mã để gửi khách. Cài thêm SePay, dịch vụ đọc tin báo có của ngân hàng rồi báo sang MONA, thì khoảng 5 giây sau khi tiền vào, app tìm hoá đơn theo mã trong nội dung: đủ tiền thì hoá đơn chuyển Đã trả, thiếu thì Trả một phần kèm số còn nợ, dư thì phần dư tự trừ vào hoá đơn sau; một giao dịch báo về hai lần chỉ tính một lần. SePay chỉ đọc tin báo có, không chuyển tiền đi được, MONA không biết mật khẩu ngân hàng. Khách quên ghi nội dung thì app không tự khớp được, anh chị hỏi khách rồi ghi tay như trên. Xem hướng dẫn cài SePay và hướng dẫn thu tiền, đối soát.