Sổ thu chi nhà trọ: ghi sao cho ra tiền lời thật mỗi tháng

Cuối tháng mở app ngân hàng thấy tiền trọ về hơn 50 triệu, nhiều chủ trọ tưởng mình lời từng ấy. Thật ra trong đó có tiền điện, tiền nước phải trả lại điện lực và công ty nước, có thể có tiền cọc là tiền giữ của khách, và còn chưa trừ lãi vay, công dọn dẹp, sửa chữa. Không ghi sổ thì không biết nhà nào lời thật, nhà nào chỉ đang hoà vốn.

Sổ thu chi không cần biết kế toán. Chỉ cần ghi đều tay, tách đúng loại tiền, cuối tháng làm một phép trừ. Ví dụ trong bài là Nhà Lê Văn Sỹ của anh Tuấn, kỳ tháng 11/2026, 11 trên 12 phòng đang thuê. Các khoản chi và số tổng của cả nhà là giả định để minh hoạ cách ghi, anh chị thay bằng số thật của nhà mình.

Tách tiền ra từng loại

Tiền khách chuyển vào là một cục, nhưng ghi sổ phải tách ra, vì mỗi loại tính lời một kiểu:

• Tiền phòng: phần chính, tiền lời nằm ở đây.
• Tiền điện, nước: thu của khách rồi trả lại điện lực, công ty nước. Chủ mua điện giá sinh hoạt thì tổng tiền điện thu của khách không được vượt tiền trên hoá đơn điện, nên đây không phải chỗ để lời.
• Internet, rác, nước uống: thu của khách, trả cho nơi cung cấp. Ghi cả hai chiều mới biết khoản này đang lời hay bù.
• Tiền cọc: tiền giữ của khách. Hợp đồng thực hiện xong thì cọc được trả lại hoặc trừ vào tiền khách phải trả, nên ghi một sổ riêng, không cộng vào thu.
• Tiền khách trả trước, trả dư: là tiền của kỳ sau, kỳ nào dùng thì tính cho kỳ đó.

Căn cứ: khoản 5 Điều 12 Thông tư 60/2025/TT-BCT; khoản 2 Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015.

Sổ cần mấy cột

Một cuốn tập kẻ cột hay một trang tính trên máy đều được. Mỗi nhà một sổ riêng, mỗi khoản một dòng: ngày, nội dung, loại, tiền thu, tiền chi. Vài dòng của Nhà Lê Văn Sỹ:

Ngày	Nội dung	Loại	Thu	Chi
15/11	Sửa vòi nước phòng tầng 3	Sửa chữa		350.000đ
20/11	Thay bóng đèn hành lang	Sửa chữa		100.000đ
30/11	Công dọn vệ sinh khu chung	Cố định		1.500.000đ
30/11	Lãi vay ngân hàng	Cố định		8.000.000đ
04/12	Phòng 201 trả hoá đơn kỳ T11, mã MAH001-T11	Hoá đơn phòng	4.925.632đ

Để ý dòng cuối: chị Linh trả ngày 04/12 nhưng đó là tiền của kỳ tháng 11, nên ghi vào sổ kỳ tháng 11. Sổ ghi theo kỳ, không theo ngày tiền về, thì tháng nào ra tháng đó. Hoá đơn 4.925.632đ của Phòng 201 gồm tiền phòng 4.500.000đ, điện 67 số × 2.289đ cộng VAT 8% là 165.632đ, nước khoán 100.000đ, internet 80.000đ, rác 30.000đ, nước uống 2 bình × 25.000đ là 50.000đ. Cuối kỳ cộng các hoá đơn lại theo từng khoản là ra phần thu của bảng dưới.

Cuối tháng: một phép trừ ra tiền lời

Giả định cả 11 phòng đã trả đủ kỳ tháng 11, tiền phòng đều 4.500.000đ. Cộng sổ của Nhà Lê Văn Sỹ:

Khoản	Thu	Chi
Tiền phòng: 11 × 4.500.000đ	49.500.000đ
Điện: thu khách / hoá đơn điện cả nhà	2.050.000đ	2.950.000đ
Nước: khoán 11 × 100.000đ / hoá đơn nước	1.100.000đ	1.500.000đ
Internet: 11 × 80.000đ / cước cả nhà	880.000đ	900.000đ
Rác: 11 × 30.000đ / tiền thu gom	330.000đ	300.000đ
Nước uống: 24 bình × 25.000đ / mua 24 bình × 15.000đ	600.000đ	360.000đ
Công dọn vệ sinh khu chung		1.500.000đ
Sửa chữa lặt vặt		450.000đ
Lãi vay ngân hàng		8.000.000đ
Cộng	54.460.000đ	15.960.000đ

Thu trừ chi: 54.460.000đ - 15.960.000đ = 38.500.000đ. Con số này mới là tiền dư trong tháng, chưa phải lời thật. Còn hai khoản nên để dành mỗi tháng (giả định): thu hồi 360.000.000đ đã bỏ ra sửa nhà, sắm đồ, chia 60 tháng là 6.000.000đ; quỹ sửa chữa lớn như chống thấm, thay máy bơm 2.000.000đ. Trừ tiếp, lời thật kỳ tháng 11 của Nhà Lê Văn Sỹ là 30.500.000đ.

Đọc sổ thấy gì

• Điện thu 2.050.000đ, trả 2.950.000đ. Phần chênh 900.000đ là điện khu chung chủ chịu, chuyện bình thường. Tháng nào dòng thu điện cao hơn dòng chi điện là dấu hiệu đang thu vượt hoá đơn, phải xem lại ngay: chủ mua điện giá sinh hoạt mà thu tiền điện cao hơn quy định có thể bị phạt 20.000.000 - 30.000.000đ.
• Nước khoán thu 1.100.000đ, trả 1.500.000đ. Khoán đang bù 400.000đ mỗi tháng. Muốn đổi mức khoán thì làm lúc ký mới hoặc gia hạn hợp đồng, vì đó là thoả thuận đã ghi.
• Lãi vay là khoản chi lớn nhất. Muốn lời thật tăng, nhìn vào khoản này trước.

Căn cứ: khoản 7 Điều 13 Nghị định 133/2026/NĐ-CP.

Sổ đều tay thì cuối năm khai thuế nhanh

Doanh thu cho thuê cả năm từ 1 tỷ đồng trở xuống thì không nộp thuế GTGT, TNCN, nhưng vẫn phải thông báo doanh thu thực tế với cơ quan thuế chậm nhất ngày 31/01 năm sau. Ngưỡng tính trên tổng của một người, không phải từng nhà. Cả 3 nhà của anh Tuấn, nếu 24 phòng đang thuê đều 4.500.000đ, thì tiền phòng cả năm là 54.000.000đ × 24 = 1.296.000.000đ, đã qua ngưỡng. Nhiều nhà được gộp một hồ sơ, nhưng thuế vẫn tính theo từng địa điểm, nên sổ tách theo từng nhà ngay từ đầu là đỡ nhất. Cách tính cụ thể xem ở bài thuế cho thuê phòng trọ.

Tiền điện, nước thu của khách có phải tính vào doanh thu khai thuế hay không thì hiện chưa có hướng dẫn rõ. Sổ đã tách riêng các dòng này thì lúc hỏi Thuế cơ sở, anh chị có sẵn số cho cả hai cách tính.

Căn cứ: Nghị định 68/2026/NĐ-CP (điểm a khoản 1, điểm d khoản 4 Điều 8), sửa bởi Nghị định 141/2026/NĐ-CP.

Mấy thói quen giữ sổ cho chuẩn

1. Ghi trong ngày. Chi xong là ghi, chụp lại hoá đơn, biên lai. Để cuối tháng mới nhớ là sót.
2. Tiền mặt ghi ngay, có ký nhận. Khách đưa tiền mặt thì ghi phiếu thu, hai bên cùng giữ.
3. Tách tài khoản tiền trọ. Một tài khoản chỉ để nhận tiền phòng, không lẫn tiền chợ, tiền lương. Thu qua chuyển khoản có mã nội dung thì đối soát nhanh, xem bài thu tiền trọ qua chuyển khoản.
4. So phải thu với đã thu. Cuối kỳ xem phòng nào còn nợ, ghi riêng ra để nhắc, đừng để lẫn vào sổ thu.
5. Mỗi năm cộng 12 tháng. Biết nhà nào lời nhiều, nhà nào chỉ hoà vốn để tính chuyện sửa sang hay đổi giá.

Để app cộng sổ thay

Trên MONA House, ở chế độ Chuyên nghiệp, trang Thu chi có sẵn Thu tháng này, Chi tháng này, Còn lại tháng này và Khách còn nợ. Khoản chi thì gõ chi gì, số tiền, ngày chi, chọn nhà hoặc phòng nếu chi riêng. Trang Báo cáo cộng sẵn Doanh thu lập, Đã thu, Công nợ tồn, Quá hạn 30+ theo từng tháng; cần gửi kế toán thì xuất file mở bằng Excel, mỗi dòng một hoá đơn. Xem báo cáo cuối tháng và hướng dẫn báo cáo, thu chi.