Đăng ký tạm trú cho khách thuê trọ: ai làm, hồ sơ gì, làm ở đâu

Khách dọn vào ở trọ từ 30 ngày trở lên thì phải đăng ký tạm trú. Theo Luật Cư trú, nghĩa vụ này thuộc về người thuê, nhưng thực tế chủ trọ gần như luôn phải dính vào: xác nhận đồng ý cho khách đăng ký, đưa hợp đồng thuê, nhiều khi khai hộ luôn cho nhanh.

Từ 01/7/2025 không còn cấp huyện, thủ tục cư trú làm ở Công an phường, xã nơi đặt nhà trọ, và phần lớn làm online được trên VNeID. Bài này đi qua từng bước, kèm mấy chỗ quy định còn chưa rõ để anh chị biết mà hỏi trước.

Ai phải đăng ký, khi nào

• Ở từ 30 ngày: người đến sống ở chỗ ở hợp pháp ngoài phường, xã nơi đã đăng ký thường trú, để làm việc, học tập hoặc mục đích khác, từ 30 ngày trở lên thì phải đăng ký tạm trú (khoản 1 Điều 27 Luật Cư trú).
• Thời hạn: tạm trú tối đa 02 năm, hết hạn được gia hạn nhiều lần (khoản 2 Điều 27). Muốn gia hạn thì làm trong 15 ngày trước khi hết hạn (Điều 28).
• Ở dưới 30 ngày: đây là chuyện thông báo lưu trú (Điều 30). Báo trước 23 giờ ngày bắt đầu ở; người đến sau 23 giờ thì báo trước 08 giờ sáng hôm sau. Chủ nhà vắng mặt thì người đến tự thông báo.

Áp vào nhà trọ, cách hiểu hay gặp là: khách mới dọn vào chưa kịp đăng ký tạm trú, hoặc người thân của khách ở lại vài đêm, thì chủ trọ thông báo lưu trú; khách ở từ 30 ngày thì khách đăng ký tạm trú. Đây là cách ghép Điều 27 với Điều 30, hiện chưa có hướng dẫn riêng cho nhà trọ, anh chị hỏi Công an phường xem ở địa phương mình làm thế nào.

Ví dụ gia hạn: giả sử thời hạn tạm trú của chị Linh ở Phòng 201, Nhà Lê Văn Sỹ, ghi tới ngày 15/03/2027. Khoảng 15 ngày trước đó là từ 28/02/2027 đến 14/03/2027, chị Linh làm gia hạn trong mấy ngày này, đừng để qua ngày hết hạn.

Hồ sơ cần gì

Theo Điều 28 Luật Cư trú, hồ sơ đăng ký tạm trú gồm:

• Tờ khai thay đổi thông tin cư trú.
• Giấy tờ chứng minh chỗ ở hợp pháp. Với khách thuê trọ, thường là hợp đồng thuê phòng.

Hợp đồng thuê dùng để đăng ký tạm trú không phải công chứng, chứng thực (Điều 5 Nghị định 154/2024/NĐ-CP). Cơ quan đăng ký cư trú tự tra dữ liệu có sẵn trước, không có mới yêu cầu nộp bản sao. Nghị định 154/2024 đã được sửa bởi Nghị định 58/2026/NĐ-CP ngày 13/02/2026; phần sửa có đụng tới giấy tờ này không thì hiện chưa có hướng dẫn rõ, anh chị hỏi Công an phường trước khi nộp. Hợp đồng nên viết thế nào cho đủ thì xem bài hợp đồng thuê phòng trọ.

Hồ sơ đủ thì Công an phường giải quyết trong 03 ngày làm việc. Theo Thông tư 116/2026/TT-BCA (hiệu lực 01/7/2026), cơ quan cư trú không được đòi nộp lại giấy tờ đã có trong cơ sở dữ liệu, và kết quả trả bằng văn bản giấy, điện tử, tin nhắn hoặc thông báo trên VNeID.

Làm online trên VNeID từng bước

Theo hướng dẫn đăng ký tạm trú qua VNeID, căn cứ Quyết định 1523/QĐ-BCA-C06 của Bộ Công an, khách tự làm hoặc chủ trọ khai hộ đều được. Tên nút trên app có thể đổi theo phiên bản, còn các bước chính như sau:

1. Đăng nhập dichvucong.gov.vn hoặc dichvucong.bocongan.gov.vn bằng tài khoản VNeID mức 2, hoặc vào mục Thủ tục hành chính trên app VNeID.
2. Chọn thủ tục "Đăng ký tạm trú", chọn cơ quan thực hiện là Công an phường, xã nơi đặt nhà trọ.
3. Nhập thông tin người đăng ký. Chủ trọ khai hộ thì nhập thông tin của khách.
4. Ở mục ý kiến của chủ sở hữu chỗ ở, nhập thông tin chủ nhà rồi bấm kiểm tra tài khoản VNeID. Chủ nhà mở app VNeID của mình, bấm đồng ý.
5. Đính kèm tờ khai và ảnh chụp hợp đồng thuê.
6. Chọn cách nhận kết quả, nộp lệ phí nếu có, cam đoan rồi gửi.

Về lệ phí: có tin báo về việc miễn lệ phí đăng ký cư trú làm qua VNeID tới hết năm 2026, nhưng hiện chưa có hướng dẫn rõ mà bài này kiểm được. Anh chị xem số tiền hiện ở bước nộp, hoặc hỏi Công an phường.

Không đăng ký thì bị phạt bao nhiêu

Mức phạt nằm ở Nghị định 282/2025/NĐ-CP (hiệu lực 15/12/2025, thay Nghị định 144/2021), đã được sửa bởi Nghị định 347/2026/NĐ-CP từ 15/9/2026:

• Khoản 1 Điều 10: cảnh cáo hoặc phạt 500.000 - 1.000.000đ khi không thực hiện đúng quy định về đăng ký tạm trú, về thông báo lưu trú, hoặc không xuất trình giấy tờ, thông tin cư trú trên VNeID khi được kiểm tra.
• Cơ sở có chức năng lưu trú không thông báo lưu trú bị phạt theo số người: 1 - 3 người phạt 2 - 4 triệu; 4 - 8 người phạt 4 - 8 triệu; từ 9 người phạt 8 - 12 triệu.
• Hộ gia đình, hộ kinh doanh bị phạt như cá nhân; tổ chức bị phạt gấp đôi.

Nhà trọ bị xếp vào nhóm "cơ sở có chức năng lưu trú" (phạt theo số người) hay chỉ như hộ gia đình (khoản 1) thì hiện chưa có hướng dẫn rõ. Nói gọn: chủ trọ có thể bị phạt từ 500.000đ, nặng hơn nếu bị coi là cơ sở có chức năng lưu trú. Anh chị hỏi Công an phường để biết nhà mình thuộc nhóm nào.

Tạm trú còn giúp chủ trọ đỡ tiền điện, nước

• Điện: theo Thông tư 60/2025/TT-BCT, bên bán điện được yêu cầu thông tin cư trú để tính định mức; khách thuê từ 12 tháng có đăng ký tạm trú tại chỗ thuê thì có cách ký hợp đồng mua bán điện riêng. Xem cách tính tiền điện phòng trọ.
• Nước ở TP.HCM: người thuê được cấp định mức nước căn cứ giấy xác nhận tạm trú hoặc số định danh cá nhân (Quyết định 02/2022/QĐ-UBND).
• Nhà trọ lớn ở TP.HCM: nhà thuộc diện Quyết định 23/2026/QĐ-UBND (từ 20 phòng, hoạt động trước 01/7/2024) phải đăng ký cư trú cho người thuê kịp thời, đầy đủ.

Giấy tờ khách để một chỗ, khai lúc nào cũng có

Khai tạm trú online cần ảnh hợp đồng thuê và thông tin của khách. Trên MONA House, mỗi khách có hồ sơ riêng lưu ảnh CCCD hai mặt, ảnh hợp đồng đã ký, người ở cùng; lúc ngồi khai trên VNeID anh chị mở app ra là có đủ, khỏi lục tủ. Xem tính năng lưu giấy tờ khách thuê.

Căn cứ

• Luật Cư trú số 68/2020/QH14, hiệu lực 01/7/2021 (Điều 27, 28, 30).
• Nghị định 154/2024/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Cư trú, hiệu lực 10/01/2025; sửa bởi Nghị định 58/2026/NĐ-CP ngày 13/02/2026.
• Thông tư 116/2026/TT-BCA hướng dẫn thi hành Luật Cư trú, hiệu lực 01/7/2026.
• Quyết định 1523/QĐ-BCA-C06 ngày 26/3/2026 của Bộ Công an công bố thủ tục hành chính.
• Nghị định 282/2025/NĐ-CP xử phạt vi phạm hành chính về an ninh, trật tự, hiệu lực 15/12/2025; sửa bởi Nghị định 347/2026/NĐ-CP, hiệu lực 15/9/2026.
• Thông tư 60/2025/TT-BCT về thực hiện giá bán điện, hiệu lực 02/12/2025.
• Quyết định 02/2022/QĐ-UBND TP.HCM về định mức nước, hiệu lực 22/01/2022.
• Quyết định 23/2026/QĐ-UBND TP.HCM, hiệu lực 01/5/2026 đến 01/6/2028.

Bài cập nhật ngày 13/11/2026. Quy định có thể thay đổi, khi làm thủ tục anh chị hỏi lại cơ quan nơi đặt nhà trọ.