Nhận và trả phòng trọ: bàn giao, chốt điện nước, hoàn cọc cho gọn

Cãi nhau lúc trả phòng hay xoay quanh ba chuyện: cái máy lạnh hư từ trước hay khách làm hư, số điện cuối là bao nhiêu, và cọc trả lại được bao nhiêu. Cả ba không giải quyết được vào ngày khách đi. Chúng được quyết từ ngày khách nhận phòng, bằng một tờ biên bản và vài tấm ảnh.

Bài này đi hai đầu: giao phòng cho khách và nhận lại phòng, kèm mẫu biên bản và ví dụ chốt tiền cho Phòng 201, Nhà Lê Văn Sỹ, chị Linh thuê.

Lúc giao phòng: ghi lại mọi thứ

1. Đi cùng khách một vòng phòng. Ghi đồ có sẵn và tình trạng: máy lạnh, nệm, tủ, bóng đèn, vòi nước, ổ khoá. Chỗ nào trầy, nứt, ố thì ghi luôn.
2. Chụp ảnh, quay video. Quay một lượt cả phòng, chụp rõ mặt đồng hồ điện, nước. Gửi khách một bản để hai bên cùng giữ.
3. Ghi chỉ số điện, nước ngày nhận. Đây là số cũ để tính kỳ đầu, sai từ đây là sai cả tháng.
4. Ghi chìa khoá, thẻ cổng, remote giao cho khách, mỗi thứ mấy cái.
5. Ghi tiền cọc đã nhận, ngày nhận, khi nào hoàn. Luật về cọc và cách ghi ở bài tiền cọc phòng trọ.
6. Hai bên ký biên bản, mỗi bên giữ một bản.

Hai việc giấy tờ đi kèm. Nhà đã kê khai số người dùng điện với điện lực để được tính định mức thì khi có khách mới vào hay khách dọn đi, số người thay đổi, chủ phải báo bên bán điện. Khách từ nơi khác đến ở từ 30 ngày trở lên thì phải đăng ký tạm trú tại chỗ thuê.

Căn cứ: khoản 5 Điều 12 Thông tư 60/2025/TT-BCT; Điều 27 Luật Cư trú 2020.

Khách báo trả phòng: báo trước bao lâu

• Hết hạn hợp đồng: hợp đồng chấm dứt khi hết hạn (Điều 171 Luật Nhà ở 2023). Nên hỏi khách trước khoảng một tháng là ở tiếp hay đi, để kịp tìm người mới.
• Trả phòng trước hạn: bên đơn phương chấm dứt hợp đồng phải báo trước ít nhất 30 ngày, trừ khi có thoả thuận khác (khoản 4 Điều 172). Cọc xử lý ra sao tuỳ hợp đồng ghi.
• Chủ muốn lấy lại phòng: trong thời hạn thuê chỉ được đơn phương chấm dứt ở các trường hợp khoản 2 Điều 172, như khách không trả đủ tiền thuê từ 03 tháng trở lên, và cũng phải báo trước ít nhất 30 ngày. Hợp đồng không xác định thời hạn thì chấm dứt sau 90 ngày kể từ ngày chủ thông báo (Điều 171).

Khách báo đi rồi thì hẹn luôn ngày giờ trả phòng, để hôm đó cả hai cùng có mặt.

Căn cứ: Điều 171, Điều 172 Luật Nhà ở 2023.

Ngày trả phòng: làm theo thứ tự

1. Chốt số điện, nước cùng khách. Hai bên cùng nhìn đồng hồ, chụp ảnh. Tiền điện tháng cuối tính đúng giá như mọi tháng, tổng tiền điện thu của các phòng không vượt hoá đơn điện lực; cách tính ở bài tiền điện phòng trọ.
2. Đi một vòng, so với biên bản lúc nhận. Đồ thiếu, hư do khách làm thì hai bên thống nhất số tiền, ghi vào biên bản. Hao mòn bình thường như tường ố theo thời gian, nệm lún thì đừng tính, trừ khoản này dễ cãi nhất.
3. Thu lại chìa khoá, thẻ cổng, remote đúng số đã giao.
4. Tính tiền tháng cuối, trừ vào cọc. Khách ở lẻ ngày thì tính theo ngày hay tròn tháng, làm đúng như hợp đồng ghi.
5. Ký biên bản trả phòng, ghi rõ ai còn phải trả ai bao nhiêu, và hai bên không còn khoản nào khác.
6. Trả cọc hoặc thu phần thiếu bằng chuyển khoản có nội dung rõ, để sau này đối chiếu.

Căn cứ: khoản 5 Điều 12 Thông tư 60/2025/TT-BCT.

Ví dụ: chị Linh trả Phòng 201 ngày 30/11/2026

Giả sử chị Linh báo trước đủ 30 ngày và trả phòng ngày 30/11/2026. Điện kỳ tháng 11 chốt 245 → 312, dùng 67 số. Hoá đơn tháng 11 chưa trả, cọc đang giữ 4.500.000đ:

Khoản	Số tiền
Tiền phòng tháng 11	4.500.000đ
Điện 67 số × 2.289đ, cộng VAT 8%	165.632đ
Nước khoán 100.000đ, internet 80.000đ, rác 30.000đ	210.000đ
Nước uống 2 bình × 25.000đ	50.000đ
Hoá đơn tháng 11 (MAH001-T11)	4.925.632đ
Trừ tiền cọc đang giữ	-4.500.000đ
Chị Linh trả thêm	425.632đ

Cọc 1 tháng tiền phòng không đủ trả tháng cuối khi tính cả điện nước, nên nói trước với khách từ lúc khách báo đi. Còn nếu chị Linh đã trả xong tháng 11 trước đó, chủ hoàn đủ 4.500.000đ, trừ khoản hư hỏng nếu có.

Khách còn nợ hoặc bỏ đi không báo

• Cọc không đủ trừ nợ: ghi số còn thiếu vào biên bản, hẹn ngày trả, hai bên ký. Đừng giữ xe, đồ đạc của khách để trừ nợ: quyền cầm giữ ở Điều 346 Bộ luật Dân sự chỉ áp cho tài sản là đối tượng của hợp đồng, mà đối tượng của hợp đồng thuê là căn phòng. Đòi không được thì thương lượng, nhờ hoà giải ở phường hoặc khởi kiện.
• Khách bỏ đi, để lại đồ, không liên lạc được: đừng tự dọn bỏ hay bán đồ. Lập biên bản có người làm chứng, chụp ảnh đồ để lại, rồi hỏi Công an phường hoặc UBND phường cách xử lý tiếp.
• Thủ tục cư trú sau khi khách dọn đi, như xoá đăng ký tạm trú ở nhà mình, ai làm và làm thế nào, anh chị hỏi Công an phường.

Căn cứ: Điều 346 Bộ luật Dân sự 2015.

Làm trên MONA House

Hồ sơ mỗi khách trên MONA House lưu ảnh CCCD hai mặt, ảnh hoặc file PDF hợp đồng đã ký, tiền cọc đã nhận. Khách báo sắp đi thì bấm Khách sắp đi? Đăng tìm khách ở phòng đó để đăng tìm người mới ngay. Ngày trả phòng, bấm Cho rời phòng, kiểm ngày rời: app điền sẵn số tiền hoàn bằng cọc đang giữ, còn nợ tháng cuối thì trừ thẳng vào, tiền khách đóng trước chưa dùng thì cộng luôn. Bấm xác nhận là tiền hoàn tự ghi vào sổ chi, phòng về Trống. Xem tính tiền hoàn cọc khi khách trả phòng và hướng dẫn quản lý khách thuê.