Tiền cọc phòng trọ: thu bao nhiêu, khi nào giữ, khi nào phải trả

Lúc khách dọn vào, chuyện cọc nói vài câu là xong. Lúc khách dọn đi, cũng chuyện cọc mà cãi cả buổi: khách bảo ở đủ rồi, trả cọc đi; chủ bảo báo gấp quá, cọc phải giữ. Ai cũng thấy mình đúng, vì ngay từ đầu không ai ghi ra giấy cọc dùng để làm gì, khi nào trả.

Luật về tiền cọc thật ra ngắn, gói trong một điều của Bộ luật Dân sự. Phần còn lại là thoả thuận giữa chủ và khách. Bài này nói luật cho phép gì, thu bao nhiêu thì vừa, khi nào được giữ cọc, khi nào phải trả, và nên ghi gì vào hợp đồng.

Luật nói gì về tiền cọc

Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015 định nghĩa đặt cọc là việc một bên giao tiền hoặc tài sản cho bên kia để bảo đảm giao kết hoặc thực hiện hợp đồng trong một thời hạn. Khoản 2 chia ba trường hợp:

• Hợp đồng được ký và thực hiện: cọc được trả lại cho khách, hoặc trừ vào tiền khách phải trả.
• Khách (bên đặt cọc) từ chối ký hoặc thực hiện hợp đồng: khách mất cọc.
• Chủ (bên nhận cọc) từ chối ký hoặc thực hiện hợp đồng: chủ trả lại cọc và trả thêm một khoản bằng giá trị cọc.

Điều luật có thêm câu: trừ khi hai bên có thoả thuận khác. Nghĩa là hai bên ghi khác trong hợp đồng thì làm theo hợp đồng. Đây là lý do chuyện cọc phải ghi rõ ngay từ đầu.

Cọc giữ chỗ và cọc thuê phòng

Chủ trọ hay gặp hai loại. Cọc giữ chỗ là khoản khách đặt sau khi xem phòng, để giữ phòng tới ngày dọn vào; đây là cọc bảo đảm việc ký hợp đồng. Cọc thuê phòng là khoản khách đưa lúc ký hợp đồng, chủ giữ suốt thời gian thuê; đây là cọc bảo đảm việc thực hiện hợp đồng.

Ví dụ: một phòng trống ở Nhà Lê Văn Sỹ, khách đặt giữ chỗ 1.000.000đ tới ngày 01/12. Tới ngày khách không đến, không báo, thì chủ giữ 1.000.000đ. Ngược lại, chủ nhận cọc rồi đổi ý cho người khác thuê, thì phải trả khách 1.000.000đ tiền cọc cộng 1.000.000đ nữa, tổng 2.000.000đ, trừ khi hai bên đã thoả thuận khác.

Thu cọc bao nhiêu

Luật không đặt mức trần cho tiền cọc thuê phòng; cọc bao nhiêu do hai bên thoả thuận. Con số "cọc không quá 5%" nhiều người nghe là của khoản 5 Điều 23 Luật Kinh doanh bất động sản 2023, chỉ áp cho chủ đầu tư thu cọc khi bán, cho thuê mua nhà ở hình thành trong tương lai, không phải cọc thuê phòng trọ.

Nhiều nhà thu cọc 1 tháng tiền phòng, có nhà thu 2 tháng. Cọc cao thì chủ yên tâm hơn nhưng khó tìm khách, nhất là sinh viên, người mới đi làm. Cọc thấp thì dễ cho thuê, nhưng nhớ một điều: cọc 1 tháng tiền phòng thường không đủ trả tháng cuối, vì tháng cuối còn điện nước và dịch vụ.

Lấy Phòng 201, Nhà Lê Văn Sỹ, chị Linh thuê 4.500.000đ/tháng, cọc 4.500.000đ. Hoá đơn tháng 11/2026 là 4.925.632đ. Nếu chị dọn đi mà chưa trả tháng này, lấy cọc trừ vào thì vẫn thiếu 425.632đ.

Cọc 1 tháng vẫn ổn, miễn là hai bên nói rõ từ đầu: tháng cuối khách trả đủ hoá đơn như mọi tháng, cọc hoàn sau khi bàn giao phòng.

Khi nào chủ được giữ cọc, khi nào phải trả

Khách ở hết hạn, trả phòng đúng hẹn

Hợp đồng đã thực hiện xong, cọc được trả lại cho khách hoặc trừ vào khoản khách còn nợ (khoản 2 Điều 328). Đồ đạc hư do khách làm thì đối chiếu biên bản lúc giao phòng, hai bên thống nhất số tiền rồi trừ. Đừng giữ cọc chỉ vì "phòng cũ đi, phải sơn lại": hao mòn sau một thời gian ở là chuyện bình thường, trừ khoản này dễ cãi nhất.

Khách trả phòng trước hạn

Khoản 3 Điều 172 Luật Nhà ở 2023 liệt kê các trường hợp khách được đơn phương chấm dứt hợp đồng: chủ không sửa nhà khi nhà hư hỏng nặng, chủ tăng giá bất hợp lý hoặc tăng mà không báo trước như hợp đồng ghi, quyền sử dụng nhà bị hạn chế do lợi ích của người thứ ba. Bên nào đơn phương chấm dứt cũng phải báo trước ít nhất 30 ngày, trừ khi có thoả thuận khác (khoản 4).

Khách đi sớm vì lý do riêng như đổi chỗ làm, về quê thì không nằm trong các trường hợp trên. Lúc này khách có thể bị coi là từ chối thực hiện hợp đồng, và theo Điều 328 thì mất cọc, trừ khi hai bên thoả thuận khác. Nhưng thế nào là "bỏ ngang", thế nào là "báo trước đàng hoàng" rất dễ thành chuyện cãi, nên ghi thẳng vào hợp đồng, ví dụ: báo trước 30 ngày thì hoàn cọc, đi không báo thì không hoàn. Còn nếu khách đi vì chủ tăng giá bất hợp lý hay không sửa nhà hư nặng, chủ giữ cọc lúc đó rất dễ thành tranh chấp.

Chủ muốn lấy lại phòng giữa chừng

Khoản 1 Điều 172 không cho chủ đơn phương chấm dứt hợp đồng và thu hồi nhà trong thời hạn thuê, trừ các trường hợp ở khoản 2: khách không trả đủ tiền thuê từ 03 tháng trở lên, dùng phòng sai mục đích, tự ý đục phá, cơi nới, cho thuê lại khi chưa được đồng ý, gây mất trật tự đã bị lập biên bản tới lần thứ 3. Chủ lấy lại phòng ngoài các trường hợp đó thì có thể phải trả lại cọc cộng một khoản tương đương theo Điều 328, chưa kể bồi thường nếu không báo trước mà gây thiệt hại (khoản 4 Điều 172).

Ghi gì về cọc trong hợp đồng

• Số tiền, ngày nhận, cách nhận. Nhận tiền mặt thì viết giấy nhận cọc, hai bên ký. Nhận chuyển khoản thì giữ lại lịch sử giao dịch.
• Cọc để bảo đảm việc gì. Giữ chỗ tới ngày nào, hay bảo đảm suốt thời gian thuê.
• Hoàn khi nào, bằng cách nào. Ví dụ trong 03 ngày sau khi trả phòng, chuyển khoản vào tài khoản của khách.
• Trừ những khoản nào. Tiền thuê, điện nước còn nợ, đồ hư theo biên bản bàn giao.
• Trả phòng trước hạn. Báo trước bao nhiêu ngày thì được hoàn, không báo thì sao.
• Có được lấy cọc trừ tháng cuối không. Nhiều khách tự ý "ở tháng cuối bằng cọc". Đồng ý hay không thì ghi rõ, kèm chuyện điện nước tháng cuối trả riêng.

Ngày khách trả phòng làm gì, biên bản ghi những gì, xem bài nhận và trả phòng trọ. Các điều khoản khác của hợp đồng ở bài hợp đồng thuê phòng trọ.

Cọc của từng khách, mở app là thấy

Trên MONA House, lúc thêm khách anh chị ghi tiền cọc đã nhận, có nút chọn nhanh Không cọc, 1 tháng, 2 tháng. Tới ngày khách đi, bấm Cho rời phòng: app điền sẵn số tiền cọc đang giữ, còn nợ điện nước tháng cuối thì trừ thẳng vào, khách còn tiền đóng trước chưa dùng thì app cộng luôn. Bấm xác nhận là tiền hoàn tự ghi vào sổ chi, phòng về Trống. Xem tính tiền hoàn cọc khi khách trả phòng.

Căn cứ

• Bộ luật Dân sự 2015 (Luật 91/2015/QH13), hiệu lực 01/01/2017 (Điều 328).
• Luật Nhà ở số 27/2023/QH15, hiệu lực 01/8/2024 theo Luật 43/2024/QH15 (Điều 172).
• Luật Kinh doanh bất động sản số 29/2023/QH15, hiệu lực 01/8/2024 (khoản 5 Điều 23).

Bài cập nhật ngày 13/11/2026. Quy định có thể thay đổi, khi làm thủ tục anh chị hỏi lại cơ quan nơi đặt nhà trọ.